Privacy Verklaring - Integrity Academy

Integrity Insight B.V. (hierna: “Integrity”) respecteert de privacy van iedere natuurlijke persoon van wie hij persoonsgegevens verwerkt. Integrity verwerkt persoonsgegevens in het kader van zijn dienstverlening op het gebied van consultancy, interim- en adviesdiensten, alsmede in het kader van het aanbieden en faciliteren van e-learning onder de naam Integrity Academy.

Daarnaast verwerkt Integrity persoonsgegevens in het kader van communicatie, relatiebeheer, administratie, facturatie, het gebruik van digitale leeromgevingen, interactieve sessies en overige activiteiten die samenhangen met zijn bedrijfsvoering. Bij deze verwerkingen handelt hij in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), de Uitvoeringswet AVG en overige toepasselijke wet- en regelgeving.

In deze privacyverklaring wordt uiteengezet welke persoonsgegevens Integrity verwerkt, voor welke doeleinden deze worden gebruikt, op welke grondslagen de verwerking berust, met welke partijen persoonsgegevens kunnen worden gedeeld, hoe lang persoonsgegevens worden bewaard en welke rechten betrokkenen hebben.

1. Identiteit en contactgegevens

Integrity Insight B.V. is een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, gevestigd aan Park Arenberg 64, 3731 ET te De Bilt, en ingeschreven in het Handelsregister onder KvK-nummer 99555506.

Integrity treedt ten aanzien van de in deze privacyverklaring beschreven verwerkingen op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG, tenzij uitdrukkelijk anders is vermeld.

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen via:
directie@integrityinsight.nl.

Integrity heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, aangezien hij daartoe niet wettelijk verplicht is.

2. Van wie verwerkt Integrity persoonsgegevens

Integrity verwerkt persoonsgegevens van verschillende categorieën betrokkenen, afhankelijk van de aard van de relatie en de dienstverlening.

Het gaat onder meer om klanten en potentiële klanten, contactpersonen en medewerkers van zakelijke klanten, deelnemers aan trainingen en gebruikers van e-learning, personen die contact opnemen via e-mail, website of andere communicatiekanalen en personen die deelnemen aan spreekuren of andere interactieve sessies.

Persoonsgegevens worden in veel gevallen rechtstreeks door de betrokkene verstrekt, bijvoorbeeld bij registratie voor e-learning, bij het aangaan van een overeenkomst, bij deelname aan trainingen of bij andere communicatie met Integrity.

Daarnaast kan Integrity persoonsgegevens verkrijgen via zakelijke klanten, bijvoorbeeld wanneer een klant medewerkers aanmeldt voor trainingen of e-learning of wanneer in het kader van een opdracht gegevens beschikbaar worden gesteld. Voor zover dit voorkomt, gaat het om gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de dienstverlening.

3. Verantwoordelijkheid voor de verwerking van persoonsgegevens

Integrity verwerkt persoonsgegevens in beginsel als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt zelfstandig de doeleinden en middelen van de verwerking.

In bepaalde gevallen, met name bij het faciliteren van e-learning voor medewerkers van zakelijke klanten, kan hij persoonsgegevens verwerken in opdracht van die klant. In dat geval treedt Integrity op als verwerker en is de betreffende klant verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking, voor het beschikken over een geldige grondslag en voor het informeren van betrokkenen.

Indien persoonsgegevens in het kader van de dienstverlening worden verstrekt aan derden, zoals leveranciers van platforms of betaalproviders, vindt dit uitsluitend plaats voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst. Afhankelijk van de aard van de dienstverlening treden deze partijen op als verwerker of als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.

4. Grondslagen voor de verwerking

Integrity verwerkt persoonsgegevens uitsluitend indien daarvoor een geldige grondslag bestaat.

De verwerking kan noodzakelijk zijn voor het aangaan en uitvoeren van een overeenkomst, zoals wat betreft consultancy-, interim- en adviesdiensten en het aanbieden van e-learning. Daarnaast kan verwerking noodzakelijk zijn voor het nemen van precontractuele maatregelen, bijvoorbeeld naar aanleiding van een aanvraag of contactverzoek.

Verder verwerkt Integrity persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder verplichtingen op het gebied van administratie, fiscaliteit en bewaarplichten.

Daarnaast verwerkt Integrity persoonsgegevens op basis van gerechtvaardigde belangen. Deze belangen omvatten onder meer het onderhouden van zakelijke relaties, het verbeteren en optimaliseren van de dienstverlening, het beheren van accounts en digitale systemen, het waarborgen van de veiligheid en continuïteit van systemen en het kunnen aantonen van gemaakte afspraken en verrichte prestaties. Daarbij maakt hij steeds een zorgvuldige belangenafweging tussen zijn belangen en de belangen en rechten van betrokkenen.

Indien verwerking uitsluitend kan plaatsvinden op basis van toestemming, zal Integrity deze toestemming vooraf vragen. Betrokkenen hebben het recht hun toestemming te allen tijde in te trekken.

5. Welke persoonsgegevens verwerkt Integrity

Afhankelijk van de aard van de relatie en het gebruik van de diensten kan het gaan om identificatie- en contactgegevens, zoals naam, adres, woonplaats, e-mailadres en telefoonnummer. Daarnaast kunnen bedrijfsgegevens worden verwerkt, zoals bedrijfsnaam en functie.

Verder verwerkt Integrity accountgegevens, logininformatie en gebruiksgegevens, alsmede gegevens met betrekking tot deelname aan e-learning, zoals voortgang, toetsresultaten en certificeringen.

Daarnaast kunnen betaalgegevens, factuurgegevens, correspondentie en communicatiegegevens worden verwerkt. Ook kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals IP-adressen, apparaatgegevens en gegevens met betrekking tot het gebruik van digitale platforms.

Bij zakelijke klanten kunnen tevens persoonsgegevens van medewerkers worden verwerkt in het kader van accountbeheer, toegang tot e-learning en rapportage over voortgang.

Integrity verwerkt in beginsel geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens, tenzij dit noodzakelijk is en daarvoor een toereikende wettelijke grondslag bestaat.

6. Doeleinden van de verwerking

Integrity verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor doeleinden die samenhangen met zijn dienstverlening en bedrijfsvoering.

Deze doeleinden omvatten onder meer het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten, het registreren van gebruikers en het aanmaken van accounts, het verlenen van toegang tot e-learning, het registreren en analyseren van voortgang en toetsresultaten en het verstrekken van certificeringen.

Daarnaast verwerkt Integrity persoonsgegevens voor het beantwoorden van vragen en het bieden van ondersteuning, waaronder via e-mail of via externe communicatiemiddelen zoals WhatsApp. Bij gebruik van dergelijke communicatiemiddelen kan verwerking plaatsvinden via infrastructuur van derden, waarop afzonderlijke privacyvoorwaarden van toepassing kunnen zijn.

Ook worden persoonsgegevens verwerkt voor het organiseren van spreekuren en andere interactieve sessies, voor het uitvoeren van consultancy-, interim- en adviesdiensten en voor het verzorgen van facturatie en administratie.

Indien overeengekomen kunnen persoonsgegevens tevens worden gebruikt voor het rapporteren aan zakelijke klanten over de voortgang van hun medewerkers.

Verder verwerkt Integrity persoonsgegevens voor het verbeteren en beveiligen van systemen en dienstverlening en voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

7. Bronnen van persoonsgegevens

Integrity verkrijgt persoonsgegevens rechtstreeks van betrokkenen, bijvoorbeeld via registratie, communicatie of gebruik van de diensten. Daarnaast kunnen persoonsgegevens worden verkregen via zakelijke klanten, bijvoorbeeld wanneer medewerkers worden aangemeld voor e-learning of wanneer gegevens in het kader van een opdracht beschikbaar worden gesteld.

8. Met wie deelt Integrity persoonsgegevens

Integrity verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan derden voor zover dat noodzakelijk is voor zijn dienstverlening, zijn bedrijfsvoering of het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Daarbij kan het onder meer gaan om leveranciers van het e-learning platform (zoals TalentLMS), betaalproviders (zoals Stripe en PayPal), cloud- en opslagdiensten (zoals Microsoft 365/OneDrive), administratieve systemen (zoals e-boekhouden.nl), ingeschakelde specialisten en eventuele externe klachtbehandelaars.

Voor zover deze partijen persoonsgegevens verwerken in opdracht van Integrity, draagt hij er zorg voor dat passende contractuele afspraken worden gemaakt.

Voor zover partijen, zoals betaalproviders, zelfstandig de doeleinden en middelen van verwerking bepalen, treden zij op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke en is hun eigen privacyverklaring van toepassing.

9. Systemen en communicatiekanalen

Integrity maakt gebruik van diverse digitale systemen en communicatiekanalen, waaronder e-mail, cloudoplossingen, administratiesystemen, e-learning platforms en zakelijke communicatiemiddelen zoals WhatsApp.

Het gebruik van deze systemen kan meebrengen dat persoonsgegevens worden verwerkt via externe dienstverleners. Integrity beperkt deze verwerking tot hetgeen noodzakelijk is en treft passende maatregelen om de bescherming van persoonsgegevens te waarborgen.

Integrity past geen geautomatiseerde besluitvorming toe die rechtsgevolgen heeft voor betrokkenen of hen anderszins in aanmerkelijke mate treft.

10. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

In verband met het gebruik van internationale dienstverleners kan het voorkomen dat persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt.

In dergelijke gevallen zorgt Integrity ervoor dat doorgifte uitsluitend plaatsvindt indien en voor zover wordt voldaan aan de eisen van de AVG. Hij maakt daarbij, indien vereist, gebruik van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of van andere passende waarborgen, zoals door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

11. Bewaartermijnen

Integrity bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze worden verwerkt, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.

Administratieve en fiscale gegevens worden bewaard gedurende de wettelijke termijn van zeven jaar. Gegevens met betrekking tot gebruikersaccounts en e-learning worden bewaard gedurende de looptijd van de toegang en een redelijke periode daarna, voor zover dit noodzakelijk is voor beheer, ondersteuning, bewijsdoeleinden of afwikkeling van de dienstverlening.

Overige gegevens worden bewaard zolang dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening of een gerechtvaardigd belang.

Wanneer persoonsgegevens niet langer nodig zijn, worden deze verwijderd of geanonimiseerd.

12. Beveiliging

Integrity treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang en onrechtmatige verwerking. Hij houdt daarbij rekening met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de aard en omvang van de verwerking en de daaraan verbonden risico’s.

Deze maatregelen zijn erop gericht een passend beveiligingsniveau te waarborgen en omvatten onder meer toegangsbeperkingen, autorisatiebeheer, beveiligde systemen en organisatorische procedures.

13. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben het recht om inzage te verkrijgen in hun persoonsgegevens en om rectificatie, verwijdering of beperking van de verwerking daarvan te verzoeken.

Daarnaast hebben zij het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens, in het bijzonder indien deze verwerking is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang van Integrity.

Voor zover de verwerking is gebaseerd op toestemming, heeft de betrokkene het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken.

Voor zover wettelijk van toepassing hebben betrokkenen tevens recht op overdraagbaarheid van hun gegevens.

Verzoeken kunnen worden ingediend via het in deze privacyverklaring vermelde e-mailadres. Integrity zal dergelijke verzoeken behandelen binnen de wettelijke termijn.

Betrokkenen hebben tevens het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Website en cookies

Voor zover via websites van Integrity persoonsgegevens worden verwerkt, gebeurt dit overeenkomstig deze privacyverklaring.

Indien cookies of vergelijkbare technieken worden gebruikt waarvoor toestemming vereist is, zal Integrity hierover afzonderlijk informeren en, indien vereist, toestemming vragen.

15. Wijzigingen

Integrity behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen, bijvoorbeeld indien wetgeving, rechtspraak of zijn dienstverlening daartoe aanleiding geeft.

De meest actuele versie van de privacyverklaring wordt beschikbaar gesteld via de relevante websites of andere gebruikelijke kanalen.